Digitales Fuhrparkmanagement: welche Vorteile im Betrieb ankommen

Digitales Fuhrparkmanagement wird üblicherweise über eine Liste von Funktionen verkauft. Für die Entscheidung ist eine andere Frage nützlicher: Welche dieser Funktionen erzeugt einen Vorteil, der sich nach der Einführung beziffern lässt, und welche erzeugt vor allem eine zusätzliche Oberfläche. Dieser Artikel unterscheidet die drei Vorteile, die in unseren Projekten regelmäßig eintreten, von denen, die in Prospekten stehen und im Betrieb ausbleiben.

Wann sich digitales Fuhrparkmanagement überhaupt lohnt

In mittelständischen Fuhrparks ist der übliche Ausgangszustand keine Software, sondern eine Kombination aus Tabellenkalkulation, Ordnern und Erfahrungswissen. Das funktioniert bis zu einer Größe von etwa fünfzig Fahrzeugen erstaunlich gut, weil eine Person den Bestand im Kopf hat.

Die Grenze wird nicht durch die Fahrzeugzahl gezogen, sondern durch Verteilung. Sobald Fahrzeuge an mehreren Standorten stehen, mehrere Personen disponieren und Leasing, Kauf und Miete nebeneinander bestehen, hört das Erfahrungswissen auf, verlässlich zu sein. Ab diesem Punkt entstehen die Kosten, die digitales Fuhrparkmanagement adressiert, und vorher nicht.

Das ist der Grund, warum dieselbe Software in einem Betrieb einen deutlichen Effekt hat und in einem anderen als Verwaltungsaufwand erlebt wird. Der Unterschied liegt nicht am Produkt.

Vorteil 1: Die Kosten je Fahrzeug werden vergleichbar

Der belastbarste Vorteil ist zugleich der unspektakulärste. In einem gewachsenen Fuhrpark liegen die Kosten eines Fahrzeugs an mindestens vier Stellen: Leasingrate oder Abschreibung in der Buchhaltung, Kraftstoff bei der Tankkartenabrechnung, Wartung in Werkstattrechnungen, Versicherung und Steuer in Verträgen. Niemand führt diese Positionen je Fahrzeug zusammen, weil der Aufwand pro Auswertung zu hoch ist.

Ein System, das diese Quellen auf eine Kostenstelle je Fahrzeug bringt, verändert die Grundlage von drei Entscheidungen:

• Ersatz oder Weiterbetrieb. Die Kostenkurve eines Fahrzeugs steigt ab einem bestimmten Alter deutlich, und dieser Punkt liegt je nach Einsatzprofil weit auseinander. Ohne Kostenhistorie je Fahrzeug wird nach Alter oder Laufleistung ersetzt, was systematisch zu früh oder zu spät ist.
• Beschaffung. Erst der Vergleich über mehrere Jahre und mehrere Exemplare zeigt, welches Modell im eigenen Einsatzprofil tatsächlich günstiger läuft. Herstellerangaben zu Verbrauch und Wartungsintervallen bilden dieses Profil selten ab.
• Zuordnung. Wenn Fahrzeuge Abteilungen oder Projekten zugeordnet sind, wird die interne Verrechnung nachvollziehbar, und die Diskussion über den Bedarf verlagert sich von Gewohnheit auf Zahlen.

Der Effekt tritt nicht sofort ein. Eine belastbare Kostenhistorie braucht mindestens einen vollständigen Zyklus, in der Regel ein Jahr, weil Wartung, Reifenwechsel und Versicherung saisonal anfallen. Wer nach drei Monaten eine Auswertung erwartet, bekommt eine Momentaufnahme.

Vorteil 2: Planbare Wartung und höhere Verfügbarkeit

Der zweite Vorteil wird häufig falsch begründet. Die Erwartung lautet, dass geplante Wartung Reparaturkosten senkt. Das trifft in Teilen zu, ist aber nicht der wesentliche Effekt.

Der wesentliche Effekt liegt in der Verfügbarkeit. Ein Fahrzeug, das ungeplant ausfällt, kostet nicht nur die Reparatur, sondern den Ausfalltag: eine nicht gefahrene Tour, ein kurzfristiges Mietfahrzeug, eine verschobene Zusage. Diese Kosten tauchen in keiner Werkstattrechnung auf und übersteigen die Reparatur in vielen Einsatzprofilen deutlich.

Planbarkeit entsteht aus zwei Datenquellen, die getrennt zu betrachten sind. Die erste sind Intervalle: Termine nach Zeit oder Laufleistung, die sich vollständig aus Stammdaten und Kilometerständen ableiten lassen. Das ist keine Prognose, sondern Terminverwaltung, und es liefert bereits den größten Teil des Nutzens.

Die zweite Quelle sind Zustandsdaten aus der Telematik, aus denen sich Abweichungen erkennen lassen, bevor ein Defekt eintritt. Das ist der Teil, der in Prospekten den meisten Raum einnimmt und in der Praxis die höheren Voraussetzungen hat: eine ausreichend lange Historie, eine gewisse Homogenität der Flotte und eine Werkstattanbindung, die auf einen Hinweis reagieren kann. Wo diese Voraussetzungen fehlen, erzeugt der Ansatz Warnungen ohne Handlungsweg. Welche Verfahren sich für welche Fragestellung eignen und was sie an Datenlage voraussetzen, haben wir in Prädiktive Analyse: welche Methode zu welcher Frage passt beschrieben.

Für die Entscheidung heißt das: Intervallplanung zuerst, Zustandsauswertung später. Wer beides gleichzeitig einführt, kann hinterher nicht zuordnen, welcher Teil gewirkt hat.

Vorteil 3: Führerscheinkontrolle und UVV-Prüfung im System

Der dritte Vorteil tritt am schnellsten ein und wird am seltensten beziffert. Ein Fuhrpark trägt eine Reihe wiederkehrender Nachweispflichten: die regelmäßige Führerscheinkontrolle, die Fahrerunterweisung, die UVV-Prüfung, Hauptuntersuchungen, bei bestimmten Fahrzeugklassen weitere Prüfungen.

Diese Pflichten sind einzeln unspektakulär und in Summe fehleranfällig, weil sie unterschiedliche Fristen haben und an unterschiedlichen Stellen dokumentiert werden. Der Aufwand entsteht weniger in der Durchführung als in der Nachverfolgung: wer wann geprüft wurde, wo der Nachweis liegt, und welche Frist als nächste läuft.

Ein System, das Fristen führt, Erinnerungen auslöst und Nachweise am Fahrzeug oder am Fahrer ablegt, nimmt diesen Aufwand weitgehend heraus. Der Nutzen ist zum Teil die eingesparte Zeit und zum größeren Teil die Haftungslage: Bei einem Vorfall ist die Frage, ob die Halterpflichten nachweisbar erfüllt wurden, und ein System, das die Nachweise ohnehin führt, beantwortet sie ohne Suche.

Was digitales Fuhrparkmanagement nicht löst

Zwei Erwartungen werden regelmäßig enttäuscht, und beide sind vorhersehbar.

Die erste betrifft Stammdaten. Wenn vor der Einführung unklar ist, welche Fahrzeuge zum Bestand gehören, welche Verträge dazu laufen und wem sie zugeordnet sind, ist das nach der Einführung digital unklar. Ein System erzwingt Struktur, es erzeugt keine Richtigkeit. Die Bestandsaufnahme vor der Einführung ist Handarbeit und lässt sich nicht überspringen. Sie ist auch der Teil, der in Projektplänen am häufigsten zu knapp bemessen ist.

Die zweite betrifft Verhalten. Ein System, das Verbrauch je Fahrer ausweist, ändert den Verbrauch nicht. Es macht Unterschiede sichtbar. Ob daraus eine Veränderung folgt, hängt an einem Gespräch, einer Schulung oder einer Regel, also an etwas außerhalb der Software. Projekte, die den Nutzen allein aus der Sichtbarkeit ableiten, verfehlen ihre Kalkulation regelmäßig.

Fahrerdaten und Datenschutz im digitalen Fuhrparkmanagement

Der heikelste Teil eines Fuhrparkprojekts ist nicht technischer Natur. Sobald Bewegungs-, Verbrauchs- und Zustandsdaten je Fahrzeug erfasst werden, entstehen personenbeziehbare Daten, weil sich einem Fahrzeug in aller Regel ein Fahrer zuordnen lässt.

Damit sind zwei Dinge gleichzeitig zu klären: was datenschutzrechtlich zulässig ist, und was mitbestimmungspflichtig ist. Beides lässt sich nicht nachträglich reparieren. Ein Projekt, das erst nach der Einführung mit dem Betriebsrat spricht, verhandelt aus der schlechteren Position und verliert häufig Funktionen, die technisch bereits bezahlt sind.

Technisch folgt daraus eine Anforderung an die Rechtestruktur, die über eine einfache Benutzerverwaltung hinausgeht:

• Rollen werden fachlich getrennt. Die Disposition braucht den aktuellen Standort, die Werkstattplanung braucht Zustands- und Laufleistungsdaten, das Controlling braucht Kosten je Kostenstelle. Keine dieser Rollen braucht die vollständige Bewegungshistorie einer namentlich bekannten Person.
• Auswertungen laufen aggregiert. Kennzahlen über eine Gruppe von Fahrzeugen sind für die meisten Steuerungsfragen ausreichend. Der Einzelfall bleibt einem definierten Anlass vorbehalten, mit dokumentiertem Zugriff.
• Der Zugriff wird zentral geprüft. Eine Rechtevergabe, die nur in der Oberfläche greift, wird über jede Auswertung und jede Schnittstelle umgangen. Die Prüfung gehört an einen zentralen Punkt, gegen den alle Zugänge sprechen.

DNA Solutions setzt diese Trennung mit einem zentralen Identitätsdienst um; das Vorgehen beschreibt unsere Leistung zur IAM-Beratung mit Keycloak. Der praktische Nebeneffekt ist, dass eine saubere Rollentrennung die Gespräche zur Mitbestimmung erheblich verkürzt, weil sie zeigt, dass eine Vollüberwachung technisch nicht vorgesehen ist.

Schnittstellen zu Tankkarten, Leasing, Buchhaltung, Telematik

Ein Fuhrparksystem steht selten allein. Es braucht Daten aus Quellen, die bereits im Einsatz sind, und es liefert Daten an Stellen, die bereits Empfänger haben. Der Aufwand dieser Anbindungen wird bei der Auswahl regelmäßig unterschätzt, weil er in Produktvergleichen nicht auftaucht.

Vier Anbindungen fallen in fast jedem Projekt an:

• Tankkarten. Der Anbieter liefert Abrechnungsdateien, deren Format er ohne Absprache ändern kann. Die Zuordnung erfolgt über Kartennummer und Kennzeichen, und beide sind in gewachsenen Beständen nicht immer eindeutig gepflegt.
• Leasinggeber. Vertragsdaten, Laufzeiten und Rückgabetermine liegen beim Leasinggeber und ändern sich dort. Ohne regelmäßigen Abgleich läuft der eigene Bestand auseinander, meist zuerst bei Fahrzeugen, die vorzeitig zurückgegeben wurden.
• Buchhaltung. Kosten je Fahrzeug sind nur dann belastbar, wenn sie mit der Buchhaltung abgestimmt sind. Eine Auswertung, die andere Zahlen zeigt als das Rechnungswesen, wird nach der ersten Diskussion nicht mehr benutzt.
• Telematik. Geräte unterschiedlicher Hersteller liefern unterschiedliche Merkmale in unterschiedlicher Frequenz. Eine gemischte Flotte braucht eine Vereinheitlichung, bevor eine Auswertung über den gesamten Bestand möglich ist.

Für die Auswahl folgt daraus eine konkrete Frage an den Anbieter: Welche dieser vier Anbindungen sind im Produkt enthalten, welche sind Projektaufwand, und wer pflegt sie bei einer Formatänderung auf der Gegenseite. Die Antwort auf den letzten Teil ist die, die über die Betriebskosten der nächsten Jahre entscheidet.

Was die Einführung von digitalem Fuhrparkmanagement kostet

Die Lizenzkosten eines Fuhrparksystems sind der kleinere Teil der Gesamtkosten und der einzige, der in Angeboten klar ausgewiesen wird. Drei weitere Posten gehören in die Rechnung.

Der erste ist die Bestandsaufnahme. Sie ist Handarbeit, sie fällt vor dem Nutzen an, und sie ist bei einem verteilten Fuhrpark aufwendiger als erwartet, weil Unterlagen an mehreren Standorten liegen und teilweise nur als Papier existieren. Ein Aufwand von wenigen Stunden je Fahrzeug ist bei einem ungeordneten Ausgangszustand realistisch.

Der zweite ist die laufende Pflege. Jeder Zugang, jeder Abgang, jeder Fahrerwechsel und jede Vertragsänderung muss eingetragen werden. Wenn dafür keine Zuständigkeit benannt ist, veraltet der Bestand innerhalb eines Jahres so weit, dass die Auswertungen nicht mehr benutzt werden. Diese Zuständigkeit ist der häufigste Grund, aus dem eingeführte Systeme wieder aufgegeben werden.

Der dritte ist die Abstimmung mit Betriebsrat und Datenschutz, die je nach Umfang der erfassten Daten mehrere Monate beanspruchen kann. Sie gehört an den Anfang des Projekts, weil ihr Ergebnis den Funktionsumfang bestimmt, und nicht an das Ende, wo sie bereits bezahlte Funktionen wieder herausnimmt.

Die Reihenfolge der Einführung im Fuhrpark

Aus den drei Vorteilen ergibt sich eine Reihenfolge, die den Nutzen früh sichtbar macht und die Voraussetzungen respektiert.

Zuerst Bestand und Stammdaten, weil alles Weitere darauf steht. Dann Fristen und Nachweise, weil dieser Nutzen unmittelbar eintritt und keine Historie braucht. Dann die Kostenzusammenführung, die einen vollständigen Zyklus benötigt, bevor sie trägt. Und erst danach Telematik und Zustandsauswertung, für die Historie und Werkstattanbindung vorliegen müssen.

Wer diese Reihenfolge umdreht und mit der Telematik beginnt, kauft die anspruchsvollste Stufe zuerst und baut sie auf Stammdaten auf, die noch nicht stimmen. Die Auswertung stellt dann in erster Linie fest, dass die Stammdaten nicht stimmen.

Den Einstieg in die Bestandsaufnahme haben wir in Fuhrparkverwaltung digitalisieren beschrieben, die Auswahlkriterien für ein System in Flottenmanagement-Software auswählen. Die Auswertungsseite, also wie aus Fahrzeugdaten belastbare Kennzahlen werden, gehört in unsere Arbeit zur Datenanalyse.

Digitales Fuhrparkmanagement einführen

DNA Solutions unterstützt Unternehmen im DACH-Raum bei der Einführung von digitalem Fuhrparkmanagement: von der Bestandsaufnahme über die Anbindung von Tankkarten, Leasinggebern, Buchhaltung und Telematik bis zur Rechtestruktur, die Datenschutz und Mitbestimmung von Anfang an berücksichtigt. Wenn Ihr Fuhrpark auf mehrere Standorte verteilt ist und niemand die Kosten je Fahrzeug zusammenführt, beginnen wir bei Bestand und Stammdaten. Sprechen Sie uns an.