Geschäftsdaten in einer konsistenten Berichtsebene bündeln
Wie DNA Solutions Informationen aus mehreren Geschäftssystemen in einer Berichtsebene zusammengeführt hat, mit gemeinsamen Definitionen und Dashboards, die mit ihren Nutzern gestaltet wurden.
BIUnternehmensreporting
01Die Ausgangslage
Die Informationen, die ein Managementteam brauchte, waren über mehrere Geschäftssysteme verteilt. Jedes System kannte einen Teil der Antwort, und das Zusammenführen kostete Zeit und Handarbeit.
Dieselbe Kennzahl konnte je nach Herkunft unterschiedlich berechnet werden. Zugleich mussten die operativen Systeme weiter den Menschen dienen, die auf sie angewiesen waren. Das Reporting durfte sie nicht behindern.
Vorher
- Zahlen von Hand zusammengetragen
- Definitionen von Bericht zu Bericht verschieden
- Neue Fragen brauchen lange
Nachher
- Daten automatisch zusammengeführt
- Eine Definition pro Kennzahl
- An Entscheidungen ausgerichtete Dashboards
02Was die Teams brauchten
- Die entscheidungsrelevanten Zahlen sind an zentraler Stelle verfügbar.
- Dieselbe Kennzahl liefert dieselbe Antwort, egal wer sie ansieht.
- Das Reporting läuft, ohne die Arbeit in den operativen Systemen zu stören.
- Die Zahlen sind aktuell genug für die Entscheidungen, die sie stützen.
- Die Dashboards folgen den Fragen, die die Nutzer stellen.
03So funktioniert die Berichtsebene
Die Berichtsebene arbeitet in fünf Schritten. Die ersten drei bereiten die Daten vor. Die letzten zwei machen daraus Kennzahlen, mit denen gearbeitet wird.
- Änderungen erfassen
Gelesen werden nur Datensätze, die in einem Quellsystem neu sind oder sich geändert haben, statt alles erneut zu kopieren.
- Aufbereiten
Die Datensätze werden bereinigt, systemübergreifend zugeordnet und in eine gemeinsame Struktur gebracht.
- Gemeinsame Definitionen anwenden
Jede Kennzahl wird an zentraler Stelle berechnet, nach einer schriftlichen, mit dem Fachbereich abgestimmten Definition.
- Dashboards bereitstellen
Die Dashboards zeigen die Kennzahlen, auf die sich jede Entscheidung stützt, gestaltet mit den Menschen, die sie nutzen.
- Nach jeder Auslieferung
- Mit den Nutzern verbessern
Rückmeldungen der Nutzer führen zu neuen Kennzahlen oder klareren Ansichten, die dieselben Definitionen durchlaufen.
04Eine Definition pro Kennzahl
Ohne gemeinsame Definitionen können zwei Berichte aus denselben Daten unterschiedliche Zahlen zeigen. Deshalb wurde jede Kennzahl schriftlich definiert, mit ihren Verantwortlichen abgestimmt und an einer Stelle berechnet. Jedes Dashboard liest dasselbe Ergebnis.
Getrennte Berechnungen
Überall dieselbe Zahl
Nur was sich geändert hat
Werden nur neue und geänderte Datensätze gelesen, bleibt jede Aktualisierung klein. Die Verarbeitung bleibt kurz, und die Quellsysteme werden nur begrenzt beansprucht.
Alle Datensätze
Geändert
Verarbeitet
05Entwurfsentscheidungen
Definitionen vor Dashboards
Zuerst wurde geklärt, was jede Kennzahl bedeutet. Die Dashboards zeigen dann Zahlen, die verschiedene Teams bereits akzeptieren.
Inkrementelle Verarbeitung
Wird nur das Geänderte verarbeitet, bleiben Aktualisierungen kurz und planbar, und die Last auf den Quellsystemen bleibt begrenzt.
An Entscheidungen ausgerichtet
Ausgangspunkt waren die Entscheidungen, die die Nutzer treffen müssen. Kennzahlen und Layouts wurden danach ausgewählt und mit den Nutzern verfeinert.
06So entwickeln wir eine Berichtsebene mit ihren Nutzern
Die Entscheidungen verstehen
Mit den Menschen sprechen, die die Zahlen nutzen: welche Entscheidungen sie treffen, welche Fragen sie stellen, was fehlt.
- Leitfragen
Die Kennzahlen definieren
Jede Kennzahl mit Definition, Quellen und Verantwortlichem festhalten.
- Kennzahlendefinitionen
Die Quellen anbinden
Die Erfassung neuer und geänderter Datensätze aus jedem Geschäftssystem einrichten.
- Inkrementelle Erfassung
Die Berichtsebene aufbauen
Die Daten aufbereiten und jede Kennzahl an einer Stelle berechnen.
- Berichtsebene
Dashboards mit den Nutzern gestalten
Frühe Versionen mit den Nutzern durchgehen und verfeinern, bis sie die Entscheidungen stützen, für die sie gebaut wurden.
- Dashboards
07Ergebnisse
Zahlen von Hand aus mehreren Systemen zusammengetragen
Eine Berichtsebene über alle Geschäftssysteme
Unterschiedliche Zahlen für dieselbe Frage
Eine Definition pro Kennzahl
Berichte brauchten lange
Berichte schneller verfügbar
Entscheidungen auf Basis unvollständiger Zahlen
Entscheidungen auf Basis gemeinsamer Zahlen
08Wann sich dieser Ansatz eignet
Gut geeignet, wenn
- Die Zahlen für eine Entscheidung aus mehreren Systemen stammen.
- Teams uneins sind, welche Zahl stimmt.
- Das Reporting den operativen Betrieb nicht stören darf.
- Mehrere Teams eine gemeinsame Sicht auf die Zahlen brauchen.
Eher nicht nötig, wenn
- Alle Daten bereits in einem System liegen: Dessen eigenes Reporting kann genügen.
- Es um eine einmalige Analyse geht: Eine eigene Untersuchung kostet weniger als eine dauerhafte Ebene.
Fragen vor einem ähnlichen Projekt
Was wir mit einem Unternehmen klären, bevor wir eine gemeinsame Berichtsebene aufbauen.
Müssen die Geschäftssysteme ersetzt werden?
Nein. Die Berichtsebene liest aus ihnen. Die Geschäftssysteme behalten ihre Rolle, und wer mit ihnen arbeitet, behält seine Werkzeuge.
Wer entscheidet, wie eine Kennzahl berechnet wird?
Der Fachbereich. Wir halten jede Definition mit den Verantwortlichen der Kennzahl fest und setzen sie an zentraler Stelle um, damit jedes Dashboard dieselbe Berechnung nutzt.
Wie aktuell sind die Zahlen?
Die Aktualität wird pro Kennzahl vereinbart, je nach der Entscheidung, die sie stützt. Da nur neue und geänderte Datensätze gelesen werden, bleibt jede Aktualisierung kurz.
Lassen sich später neue Kennzahlen ergänzen?
Ja. Eine neue Kennzahl beginnt mit einer schriftlichen Definition und nutzt die bereits erfassten und aufbereiteten Daten.
Warum ist diese Fallstudie anonymisiert?
Für Arbeiten dieser Art veröffentlichen wir weder Kundennamen noch Branchen, Systeme, Mengen oder Zeitangaben. Angaben zu den Systemen eines Unternehmens können Angreifern helfen und bleiben deshalb unveröffentlicht. Stattdessen beschreiben wir Vorgehen und Ergebnis.