Stammdatenmanagement (MDM): den Golden Record im Unternehmen aufbauen

Derselbe Kunde existiert im CRM dreimal, im ERP unter anderem Namen und im Support-System mit veralteter Adresse. Jede Abteilung hat recht und keine hat die Wahrheit. Stammdatenmanagement löst dieses Problem strukturell. Dieser Artikel erklärt, wie ein Golden Record entsteht, welche vier Architekturstile es gibt, warum Data Stewardship entscheidend ist und welche Fehler MDM-Projekte scheitern lassen.

Was Stammdaten sind und warum sie eskalieren

Stammdaten sind die zentralen, langlebigen Entitäten eines Unternehmens: Kunden, Produkte, Lieferanten, Mitarbeiter, Standorte. Sie ändern sich selten, werden aber von fast jedem System genutzt. Genau diese Kombination macht sie anfällig.

Weil viele Systeme dieselben Entitäten führen, driften sie auseinander. Der Kunde ändert seine Adresse im Webshop, aber nicht im ERP. Ein Produkt bekommt im PIM einen neuen Namen, im Reporting bleibt der alte. Ohne eine übergreifende Instanz wächst die Zahl widersprüchlicher Versionen mit jedem System. Die Folge sind falsche Rechnungen, doppelte Kundenansprachen und Reports, denen niemand traut.

Der Golden Record: Match, Merge, Survivorship

Das Ziel von MDM ist der Golden Record: die eine, verlässliche Version einer Entität, aus den besten verfügbaren Informationen zusammengesetzt. Er entsteht in drei Schritten.

• Matching: Erkennen, dass zwei Datensätze dieselbe reale Entität meinen, obwohl sie sich unterscheiden. "Müller GmbH, Berlin" und "Mueller G.m.b.H., Berlin" sind vermutlich derselbe Kunde. Matching arbeitet mit unscharfen Vergleichen, nicht mit exakter Gleichheit.
• Merging: Die erkannten Dubletten zu einem Datensatz zusammenführen.
• Survivorship: Regeln, welcher Wert gewinnt, wenn Quellen sich widersprechen. Etwa: die aktuellste Adresse, die vollständigste Angabe, oder die aus dem als führend definierten System.

Der entscheidende Punkt: Diese Regeln sind fachliche Entscheidungen, keine technischen. Welches System bei der Adresse führend ist, weiß die Fachabteilung, nicht das MDM-Tool.

Die vier MDM-Architekturstile

Wie tief MDM in die Systemlandschaft eingreift, bestimmt der Architekturstil. Vier haben sich etabliert.

Registry. Das MDM-System speichert nur Verweise und die Match-Ergebnisse, die Daten bleiben in den Quellsystemen. Geringster Eingriff, liefert eine übergreifende Sicht, ändert aber nichts an den Quellen. Gut für reine Analyse.

Consolidation. Daten werden in einen zentralen Hub kopiert und dort zum Golden Record konsolidiert, meist für Reporting. Die Quellsysteme bleiben unverändert, der Hub ist die Wahrheit für Auswertungen.

Coexistence. Der Golden Record wird zentral gepflegt und in die Quellsysteme zurückgespielt. Die Systeme bleiben schreibfähig, werden aber synchronisiert. Höherer Aufwand, dafür konsistente operative Daten.

Centralized (Transaction Hub). Stammdaten werden ausschließlich zentral im MDM-System gepflegt, die anderen Systeme konsumieren nur. Der stärkste Durchgriff und die höchste Konsistenz, aber auch der größte Eingriff in bestehende Prozesse.

Die Wahl folgt der Frage, wie viel Kontrolle nötig ist und wie viel Änderung die Organisation verträgt. Der Fehler ist, mit dem zentralsten Stil zu starten, wenn eine Consolidation gereicht hätte.

Data Stewardship und Governance

MDM ist zu 20 Prozent Technik und zu 80 Prozent Governance. Das Tool kann Dubletten vorschlagen, aber die Entscheidung, ob zwei Datensätze wirklich dieselbe Entität sind, braucht oft ein fachliches Urteil.

Diese Rolle übernehmen Data Stewards: fachliche Verantwortliche für eine Stammdatendomäne, die Regeln definieren, Zweifelsfälle entscheiden und Qualität verantworten. Ohne sie verwaltet das MDM-System schlechte Regeln nur effizienter. MDM ist damit die operative Zuspitzung von Data Governance: Hier zeigt sich konkret, ob Ownership und Datenqualität im Unternehmen gelebt werden oder nur auf Folien stehen.

MDM und DSGVO

Ein sauberer Golden Record hat einen unterschätzten Nebeneffekt: Er macht DSGVO-Anforderungen überhaupt erst erfüllbar.

Das Recht auf Auskunft (Artikel 15) und das Recht auf Löschung (Artikel 17) setzen voraus, dass man alle Daten einer Person findet. In einer Landschaft mit dreifach dubletten Kundendatensätzen ist das nicht garantiert. Ein MDM-System, das weiß, welche Datensätze zu welcher realen Person gehören, ist die Grundlage, um eine Löschanfrage vollständig und nachweisbar umzusetzen. MDM ist damit nicht nur ein Qualitäts-, sondern auch ein Compliance-Instrument.

Typische Fehler

Aus der Praxis: die Muster, die MDM-Projekte scheitern lassen.

1. MDM als reines IT-Projekt. Ohne Data Stewards aus den Fachabteilungen fehlt das Urteil, das gute Regeln erst möglich macht.

2. Zu zentraler Stil zu früh. Ein Transaction Hub, wo eine Consolidation gereicht hätte, mit maximalem Eingriff in laufende Prozesse.

3. Survivorship ungeklärt. Keine klaren Regeln, welcher Wert gewinnt, sodass das Merging willkürlich wird.

4. Big Bang statt Domäne. Alle Stammdaten auf einmal, statt mit einer schmerzhaften Domäne (meist Kunde) zu beginnen und zu beweisen.

5. Einmalige Bereinigung. Dubletten einmal zusammenführen, ohne den laufenden Prozess zu ändern, sodass neue Dubletten sofort nachwachsen.

Stammdatenmanagement aufbauen

DNA Solutions unterstützt Unternehmen im DACH-Raum beim Aufbau von Stammdatenmanagement: vom Golden Record über die Wahl des passenden Architekturstils bis zu Data Stewardship und DSGVO-konformer Umsetzung. Wenn derselbe Kunde in Ihren Systemen mehrfach existiert oder ein Report an widersprüchlichen Stammdaten scheitert, beginnen wir bei der Domäne, die am meisten kostet. Sprechen Sie uns an.